Posta Elettronica Certificata

L'art. 16 della legge 28 gennaio 2009 n.2 comma 6 afferma che:

"Le imprese costituite in forma societaria sono tenute a indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al registro delle imprese o analogo indirizzo di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell'invio e della ricezione delle comunicazioni e l'integrità del contenuto delle stesse, garantendo l'interoperabilità con analoghi sistemi internazionali.
Entro tre anni dalla data di entrata in vigore del presente decreto tutte le imprese, già costituite in forma societaria alla medesima data di entrata in vigore, comunicano al registro delle imprese l'indirizzo di posta elettronica certificata.
L'iscrizione dell'indirizzo di posta elettronica certificata nel registro delle imprese e le sue successive eventuali variazioni sono esenti dall'imposta di bollo e dai diritti di segreteria."

La Posta Elettronica Certificata (detta anche posta certificata o PEC) è un sistema di comunicazione simile alla posta elettronica standard a cui si aggiungono delle caratteristiche di sicurezza e di certificazione della trasmissione tali da rendere i messaggi opponibili a terzi.

Queste caratteristiche sono state definite nel Decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005 n. 68, e nei collegati documenti tecnici:

Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata

Circolare CNIPA del 24 novembre 2005 n.49

I due documenti definiscono gli aspetti generali del servizio e i dettagli tecnici che deve rispettare.
Queste regole sono finalizzate a garantire la validità del servizio complessivo e l'interoperabilità tra i diversi gestori di posta certificata.
Il Codice dell'Amministrazione Digitale (Decreto Legislativo 7 marzo 2005 n° 82) in vigore dal 1 gennaio 2006, ribadisce ulteriormente il valore legale della Posta Elettronica Certificata come strumento di trasmissione telematica.
Per ulteriori approfondimenti sull'evoluzione, la normativa e le regole della PEC, nel sito del CNIPA è presente una intera sezione dedicata alla posta elettronica certificata (PEC).

Utilizzo della PEC

Negli ultimi anni alcune direttive governative hanno indicato la PEC come strumento di primaria importanza per le Pubbliche Amministrazioni; si veda, a tal proposito, la pagina riguardante gli aspetti normativi. In questo contesto rivestono particolare importanza le caselle istituzionali delle P.A., previste dalla normativa sul protocollo, e l'indice generale delle Pubbliche Amministrazioni italiane: questo sito permette di individuare le P.A. italiane utilizzando diversi criteri di ricerca e, per ciascuna P.A., fornisce varie informazioni tra cui la casella istituzionale (ove presente).

L'indice della P.A. rappresenta il principale indirizzario di posta certificata presente in rete.
L'utilizzo della PEC si sta rapidamente diffondendo anche in molti settori diversi dalla P.A., in quanto permette di sostituire la raccomandata e il fax nei rapporti ufficiali e può essere utilizzata anche per l'inoltro di comunicazioni che attestino l'invio ma non richiedano la certificazione della consegna (ad esempio le fatture) ovvero: Invio di ordini, contratti, fatture, Convocazioni di Consigli, Assemblee, Giunte, Inoltro di circolari e direttive, Gestione delle comunicazioni ufficiali all'interno di organizzazioni articolate o a "rete" (franchising, agenti, ecc.), Integrazione delle trasmissioni certificate in altri prodotti come ERP, paghe e stipendi, protocollo, gestori documentali, workflow.

Caratteristiche principali della posta certificata.

Aspetti generali.

La trasmissione vene considerata posta certificata solo se le caselle del mittente e del destinatario sono caselle di posta elettronica certificata.
Se una delle caselle coinvolte nella trasmissione non è una casella di PEC si viene a perdere il valore della trasmissione e il sistema potrà fornire solo una parte delle funzionalità di certificazione previste; in questo caso, per esempio, non viene fornita la ricevuta di avvenuta consegna.
I gestori di posta certificata sono obbligati a mantenere traccia di tutti i principali eventi che riguardano la trasmissione.
Queste registrazioni vengono mantenute per 30 mesi e possono essere utilizzate come prova da parte degli interessati.
I gestori, inoltre, sono tenuti ad utilizzare sempre un riferimento orario allineato con gli istituti ufficiali che garantiscono l'ora esatta.
Quindi le registrazioni e tutti gli elementi descritti in seguito (ricevute, buste, ...) conterranno sempre l'ora esatta.

Accesso e identificazione.

L'utilizzo dei servizi di posta certificata avviene esclusivamente utilizzando protocolli sicuri, in modo da evitare qualsiasi manomissione del messaggio da parte di terzi. La maggior parte degli strumenti di posta più diffusi sono già in grado da tempo di gestire questi protocolli. L'identificazione può avvenite tramite user e password oppure tramite certificati digitali.

Certificazione dell'invio.

Quando si spedisce un regolare messaggio da una casella di posta certificata si riceve dal proprio provider di posta certificata una ricevuta di accettazione, firmata dal gestore stesso, che attesta il momento della spedizione ed i destinatari (distinguendo quelli normali da quelli dotati di PEC.); le informazioni sono disponibili sia in formato testo, leggibile, sia in formato xml, più facilmente elaborabile.

Integrità del messaggio

Il gestore di posta certificata del mittente crea un nuovo messaggio, detto busta di trasporto, che contiene il messaggio originale e i principali dati di spedizione; la busta viene firmata dal provider, in modo che il provider del destinatario possa verificare la sua integrità (ovvero che non sia stato manomesso nella trasmissione).
A completa garanzia dell'integrità del messaggio mittente e destinatario sono obbligati ad utilizzare la casella di PEC solo tramite protocolli sicuri, come descritto in precedenza.

Certificazione della consegna

Un messaggio di posta certificata viene consegnato nella casella del destinatario inserito nella sua "busta di trasporto".
Non appena effettuata la consegna il provider del destinatario invia al mittente la ricevuta di consegna.
Anche in questo caso si tratta di un messaggio email, firmato dal gestore stesso che attesta: la consegna, data e ora di consegna, contenuto consegnato.

Va sottolineato l'ultimo punto: infatti la ricevuta di consegna contiene, in allegato, anche il messaggio vero e proprio (con tutti i suoi eventuali allegati).
Questo significa che la posta certificata fornisce al mittente una prova, firmata dal provider scelto dal destinatario, di tutto il contenuto che è stato recapitato (con data e ora di recapito).
Questa è una delle caratteristiche più significative che distingue la posta certificata dai normali mezzi per l'invio di documenti ufficiali in formato cartaceo.

Per ulteriori informazioni e elenco pubblico gestori Sito CNIPA - Posta Elettronica Certificata PEC.